為進(jìn)一步提高工作效率，提高信息化工作水平，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，總公司擬于今年10月份引進(jìn)數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)。
近日，總公司組織考察小組到濟(jì)南進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)搭建工作的考察，標(biāo)志著總公司數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目正式啟動(dòng)。下一步軟件供應(yīng)商將開(kāi)展需求調(diào)研、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和部署及系統(tǒng)使用培訓(xùn)等工作，預(yù)計(jì)項(xiàng)目在明年3月份完成系統(tǒng)建設(shè)。
隨著社會(huì)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化的浪潮給各行各業(yè)都帶來(lái)了巨大的影響，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理開(kāi)始發(fā)生改變，檔案信息化建設(shè)不僅僅是“升特”的需要，也是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)。隨著OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用推進(jìn)，總公司的檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)也迫在眉睫。為做好軟件產(chǎn)品選型工作，總公司組織了考察小組對(duì)德州市檔案數(shù)字化管理先進(jìn)單位進(jìn)行了考察，并赴濟(jì)南檔案管理軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)相關(guān)公司實(shí)地考察，詳細(xì)了解檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)越性和必要性。在此基礎(chǔ)上，總公司申請(qǐng)確定了電子檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。
數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)集五個(gè)便利于一體：一是為檔案調(diào)閱提供了便利。計(jì)算機(jī)查閱克服了紙質(zhì)檔案調(diào)閱的繁瑣程序，操作更加方便簡(jiǎn)潔；二是為檔案檢索提供了便利。在全國(guó)各地，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，都可以按工程編號(hào)、歸檔號(hào)、類型等多種方式快速檢索查詢，能夠?qū)崿F(xiàn)有網(wǎng)即查、隨時(shí)可查的效果，打破了時(shí)間和空間的局限；三是為檔案分組管理提供了便利。通過(guò)管理員的權(quán)限設(shè)置，保證各類檔案在合理權(quán)限內(nèi)不同程度的公開(kāi)；四是為檔案安全管理提供了便利。數(shù)字化處理后，能避免紙質(zhì)檔案的破損和丟失；五是為資源節(jié)約提供了便利。電子檔案的維護(hù)成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案，總公司還計(jì)劃將OA系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案處理能力。
總公司適時(shí)啟動(dòng)數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)推動(dòng)檔案管理走向更加完善的軌道將起到積極的促進(jìn)作用，也為總公司的“升特”之路提供了有力支持。
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